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Nos 5 secrets pour sécuriser le dossier CIR et convaincre l’expert mandaté par le Ministère

rédiger le dossier CIR

L’enveloppe accordée par le gouvernement français aux entreprises innovantes dans le cadre du Crédit Impôt Recherche a atteint 6,27 milliards d’euros en 2017. Cela représente 560 millions d’euros de plus que ce qui avait été budgétisé initialement. Ce « surcoût » interpelle, au moment justement où les pouvoirs publics multiplient les restrictions. Ce n’est pas par hasard qu’en 2017 – et dans la même ligne de conduite que l’année 2016 – l’administration fiscale a durcit ses exigences tout en augmentant le nombre de contrôles. Ainsi, ce sont près de 80% de nos clients qui ont reçu une demande d’information de l’administration fiscale ces derniers mois !
Derrière ce nombre important de contrôles se cachent des risques concrets pour les déclarants qui se sont écartés des textes légaux. Dans cet article, nous vous livrons cinq secrets pour sécuriser le dossier CIR de façon à convaincre l’expert mandaté par le Ministère de la Recherche en cas de contrôle.

1- Faire attention à la nature des travaux déclarés

Pour rappel, sont éligibles au CIR uniquement les activités de R&D ayant un caractère de recherche fondamentale, de recherche appliquée ou de développement expérimental.
De plus, une opération de R&D éligible au CIR est par définition une opération visant à obtenir une réponse scientifique et technique précise. La seule démarche de R&D reconnue par l’expert mandaté consiste à lever un verrou bloquant pour la réalisation du projet et pour laquelle aucune solution accessible n’existe. Autrement dit, de partir d’une analyse de la littérature (état de l’art) pour lever un ou plusieurs verrous techniques. Ces travaux doivent conduire à une augmentation des connaissances dans le monde scientifique, et c’est bien là toute l’ambition du CIR imaginé par le gouvernement française.
Pour convaincre l’expert mandaté, vous devez donc sécuriser le dossier de CIR grâce à un un état de l’art exhaustif sur le sujet traité, pointant l’absence de solution existante à votre problème.
Enfin, attention à quelques subtilités :

  • Les travaux d’ingénierie classique, le travail de l’homme de l’art et la maintenance ne sont quoi qu’il arrive pas éligibles au CIR
  • L’emploi du terme « opérations de R&D » doit être privilégié à celui de « projets de R&D » dans le rapport scientifique
  • Le guide du CIR 2018 mentionne que des phases ou opérations d’un même projet peuvent être éligibles ou non. C’est le cas par exemple de la veille technologique : tandis que l’achat de publications est par exemple éligible, le temps du personnel passé sur la veille technologique ne l’est pas

2- Être précis quant à la qualification du personnel

Par définition, le personnel de R&D comprend les chercheurs (ingénieurs, docteurs, doctorants) et dans certains cas, les techniciens de recherche.

Les chercheurs sont des docteurs ou des ingénieurs travaillant à la création de connaissances sur des produits, des procédés, des méthodes ou des systèmes nouveaux. La qualité de chercheur est reconnue aux titulaires d’un diplôme de niveau bac+5 au minimum (master ou équivalent) dans le domaine du projet.
Sont assimilés à des ingénieurs-chercheurs les salariés ou les dirigeants non-salariés qui, sans remplir les conditions de diplôme définies plus haut, ont acquis cette qualification au sein de leur entreprise.
Toutefois, cela lance régulièrement le débat au moment de l’expertise. Les textes légaux ne précisent pas de durée minimum pour que l’expérience d’un collaborateur puisse lui conférer un statut d’ingénieur lorsque celui-ci n’est pas diplômé. Ce traitement « au cas par cas » rend difficile la construction d’une argumentation suffisamment solide pour convaincre à coup sûr l’expert mandaté.

Les techniciens de recherche quant à eux travaillent en étroite collaboration avec des chercheurs pour assurer le soutien technique indispensable aux travaux de R&D.
Pour pouvoir être considérés comme tels, les techniciens de recherche doivent pouvoir justifier d’un certain niveau de qualification et d’expérience, à savoir un diplôme tel qu’un BTS (bac +2) minimum. Les stagiaires et apprentis peuvent eux aussi être valorisés en tant que techniciens de recherche.
Pour autant, les techniciens de recherche ne sont pas éligibles seuls : ils doivent être déclarés conjointement avec un chercheur pour être valorisables.

En somme, aux yeux de l’expert mandaté, la nature et le niveau du diplôme est l’élément primordial rendant valorisable un collaborateur ou non. L’expérience cumulée par un collaborateur est quant à elle plus discutable.

3- S’appuyer sur des collaborations

Une collaboration constitue une amélioration de la visibilité de la R&D et accrédite le caractère R&D du projet.
Rédiger le dossier CIR en incluant les partenariats et les sous-traitances avec d’autres entreprises (agréées ou non au titre du CIR) ou des laboratoires publics de recherche constitue un argument supplémentaire pour faire valoir celui-ci. Les laboratoires publics sont par définition agréés CIR pour un expert mandaté.

Notez l’astuce suivante : Si vous sous-traitez auprès d’un laboratoire public, l’assiette CIR est doublée.

4- Fournir des indicateurs de R&D

Les experts mandatés mentionnent désormais systématiquement la présence ou non d’indicateurs de R&D, à tel point que leur absence leur donne un a priori très négatif.

Lorsqu’il s’agit de sécuriser le dossier CIR, ces indicateurs doivent être introduits par un résumé succinct, un lien internet (vers un projet par exemple) ou un document joint en annexe. Il peut s’agir de :

  • publications ou communications dans des congrès ou journaux
  • participations à l’encadrement de thèses (dont contrats CIFRE et ANR)
  • participation à des collaborations scientifiques avec des organismes publics
  • participation à des projets collaboratifs subventionnés par la France et/ou l’Union européenne
  • dépôts de brevets ou de logiciels (APP), enveloppes Soleau, etc

Attention, concernant le dépôt de brevets, il ne s’agit pas d’un indicateur formel de R&D. Le brevet peut être utilisé comme un indicateur de l’existence de travaux de R&D dans le cadre d’une opération, en particulier dans les secteurs ou domaines où le brevet est couramment utilisé. Par extension, il peut constituer un indicateur d’inventivité pour apprécier l’éligibilité au CIR.
En revanche, des travaux de R&D ne donnent pas nécessairement lieu à dépôt de brevet. Inversement, un dépôt de brevet n’implique pas que des travaux de R&D ont été nécessaires.

5- Rédiger le dossier CIR de façon étayée et complète

Le rapport scientifique est le support permettant à l’expert scientifique mandaté d’évaluer l’éligibilité du projet. C’est sur ce rapport que se basent les échanges avec l’expert, il constitue donc le socle de toute votre défense. Il est donc primordial de rédiger et sécuriser le dossier CIR en amont de la demande de contrôle et avec toute la vigilance requise.
Dans celui-ci, plusieurs sections sont indispensables :

  • L’état de l’art, qui est un point crucial dans la rédaction du dossier. Sans ce travail, l’expert ne peut évaluer le caractère R&D de votre projet ! L’état de l’art s’entend au niveau du secteur d’activité, à l’échelle mondiale. Il ne se limite pas au seul environnement interne maîtrisé par l’entreprise.
  • Les verrous technologiques, qui sont déduits des limites identifiées dans l’état de l’art. Sans verrous forts clairement identifiés, l’éligibilité au CIR sera systématiquement rejetée par l’expert.
  • Les incertitudes et difficultés rencontrées, qui constituent des aléas technologiques/scientifiques mettant en avant le caractère imprévisible dans l’atteinte des objectifs ou des difficultés concrètes de réalisation du projet. Au moment de rédiger et sécuriser le dossier CIR, il faut étayer les arguments techniques/scientifiques attestant du fait qu’il est nécessaire de réaliser des travaux de R&D pour venir à bout de ces incertitudes/difficultés.
    Toutefois, les éléments relatifs à des problématiques de coût, délais, rentabilité, normes, et productivité, peuvent constituer des arguments qui renforcent les difficultés mais ne sont en aucun cas des verrous qu’un expert pourra retenir pour accepter le caractère R&D des travaux entrepris.
  • Les travaux de R&D réalisés, qui ont pour objectif la levée des difficultés présentées ci-dessus. Dans le cas de collaborations et/ou de projets intégratifs, il faut décrire les travaux effectivement réalisés. Cette partie doit être organisée de manière à ce que l’expert puisse se rendre compte du travail entrepris par les équipes R&D : il faut pouvoir justifier d’un certain nombre d’heures de travail de R&D. Les travaux doivent être découpés en plusieurs phases distinctes. Chaque phase doit être reliée à un verrou technique/scientifique pour être considérée comme une tâche de R&D.
    Pour chaque phase déclarée, il faut veiller à :

    • Détailler le raisonnement scientifique et la démarche théorique et/ou expérimentale développés, c’est-à-dire exposer les hypothèses considérées et la théorie adoptée, décrire les outils numériques, le prototype et/ou l’expérimentation réalisés.
    • Fournir une analyse des résultats obtenus et les relevés de conclusions.
    • Fournir éventuellement en annexe : maquettes, graphiques, plans, photos, rapports d’essai… permettant de mieux appréhender la technicité de l’opération pour l’expert.
    • Montrer que la démarche suivie est reproductible.

Un même projet peut contenir des phases éligibles et non éligibles et donc toutes les dépenses d’un projet ne sont pas toutes éligibles au CIR. L’expert peut rejeter une phase des travaux et le CIR est alors pondéré.

Pour aller plus loin

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